Se conoce como Business Intelligence (BI) al conjunto de metodologías, herramientas y tecnologías que permiten recopilar, depurar y transformar los datos en información. Gracias a lo cuál que podemos dedicar nuestro tiempo a tareas más útiles y productivas, centrándonos en el análisis de la información obtenida pero, sobre todo, en la toma de decisiones estratégicas para la empresa a partir de la citada información.
Con la aplicación de Business Intelligence somos capaces de agilizar considerablemente la toma de decisiones en la empresa, tanto a nivel operativo como estratégico y desde una doble vertiente: interna y externa. Esto, sin lugar a dudas, puede ser el origen de la obtención de una ventaja competitiva.
Power Query, tecnología de conexión de datos que permite descubrir, conectar, combinar y refinar los orígenes de éstos para poder analizarlos con mayor precisión y profundidad.
Power Pivot es un tecnología de modelado de datos que permite crear modelos, establecer relaciones y crear cálculos. Se puede trabajar con conjuntos de datos de gran tamaño, establecer amplias relaciones y crear cálculos tanto simples como complejos.
Power View es la tecnología de visualización de datos que permite crear gráficos usuales e interactivos, mapas y otros elementos visuales que dinamizan sus datos.
Definiciones de las herramientas extraídas de: www.microsoft.com/es-es/
“Limpiar” los datos para poder trabajar con ellos: eliminar columnas y/o filas, registros duplicados, etc.
Modificar los datos: separarlos o unificarlos en columnas, reemplazar valores, modificar el formato de los datos, columnas calculadas, columnas personalizadas, agrupar datos por atributos.
Pivotear de columnas a filas.
Utilizar condicionales: IF, THEN, ELSE
Utilizar fórmulas de búsqueda.
Combinar múltiples archivos a la vez.
Anexar varios archivos.
Trabajar con Tablas Dinámicas: personalización de las Tablas dinámicas (nociones básicas), conexión de Power Query / ficheros externos a Tablas Dinámicas.
Trabajar con Gráficos Dinámicos: personalización de éstos (nociones básicas), utilización de DESREF() + CONTARA() para Gráficos Dinámicos y diseño tanto de gráficos dinámicos e interactivos como de reportes.
Captación de clientes: gracias al poder disponer rápidamente de informes actualizados de la situación de potenciales clientes.
Fidelización declientes: gracias a la posibilidad de crear, actualizar y disponer de gráficos acerca de la evolución de la relación de estos con la empresa en relación a estado de pedidos, posibles incidencias, motivos de las mismas…
Detección de desviaciones presupuestarias, pudiendo ser éstas subsanadas a tiempo y sin mayor repercusión.
Mejora en la gestión de la facturación de la organización. Pudiendo observar fácilmente información acerca de facturas impagadas, en curso o pendientes de emisión. Con lo que podemos obtener datos de ingresos previsibles, posibles situaciones de falta de disponible en caja, etcétera.
Optimización de los niveles de stock. Pudiendo contar, en todo momento, con informes actualizados y digitalizados de la situación del estocaje por productos. Así como conocer la evolución de ventas para evitar roturas de stock, mermas y pérdidas de productos en cada período.
Control del absentismo. Manteniendo una Base de Datos actualizada, podemos obtener, de manera rápida y sencilla, reportes relativos a la evolución del absentismo por períodos, trabajadores, departamentos, centros de trabajo… Gracias a lo que se pueden detectar motivos que hayan propiciado un incremento en los niveles de absentismo propiciado por un mal liderazgo, falta de motivación, problemas de PRL, etcétera.
Agilidad en la Gestión de la formación. Facilitando el control del desarrollo de las diferentes acciones formativas o cursos necesarios, como los relacionados con PRL, para asegurar que siempre cumplimos tanto con las directrices internas como con la normativa vigente.
Si no quieres quedarte atrás y estás dispuesto a aprender y/o reciclarte para optimizar los resultados de tu empresa (o los tuyos propios), no lo dudes más y contacta con nosotros.
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Principalmente en el análisis de información relevante y la toma de decisiones estratégicas gracias al mantenimiento siempre actualizado de las BBDD de la empresa con lo que podemos obtener reportes de todo tipo de una manera rápida y sencilla. Traduciéndose esto en una mayor eficiencia en la obtención de información relevante para cada área de la organización, lo que a su vez permite:
Rápida detección de desviaciones presupuestarias, pudiendo ser éstas subsanadas a tiempo.
Mejora en la gestión de la facturación de la empresa. Teniendo siempre toda la información necesaria y actualizada de forma sencilla para observar facturas impagadas, en curso, pendientes de emisión…
Captación de nuevos clientes: informes actualizados de la situación de potenciales clientes de cara a realizar acciones concretas de ampliación de la cartera de clientes de la empresa.
Fidelización de la cartera de clientes preexistente en la organización. Teniendo, a un solo clic toda la información de cada no de ellos. Pudiendo obtener gráficos de la evolución de sus pedidos, conocer si ha habido incidencias en alguno de ellos, los motivos, etcétera.
Optimización del estocaje de productos almacenados. Podemos también contar en todo momento con informes actualizados en relación a la situación de nuestros almacenes. Conociendo niveles de stock por productos, evolución de ventas para evitar roturas de stock, mermas y pérdidas de productos en cada período…
Control del absentismo. Manteniendo una Base de Datos actualizada podemos obtener de manera rápida y sencilla reportes relativos a la evolución del absentismo por períodos o trabajadores.
Gestión de la formación en la organización. Facilitando el control del desarrollo de las diferentes acciones formativas o cursos necesarios como los relacionados con PRL para asegurar que siempre cumplimos tanto con las directrices internas como con la normativa vigente.
Posibilidad de analizar datos procedentes de diferentes fuentes, tanto internas como externas, y de forma combinada.
Posibilidad un análisis más exhaustivo al poder tratar un mayor volumen de datos en menor tiempo.
Análisis del pasado. Gracias al estudio de datos de diferentes series temporales.
Pronósticos de futuro. Por medio del análisis de la información obtenida de los datos, podemos realizar proyecciones para los siguientes períodos y ejercicios.
Reporting. Manteniendo las Bases de Datos de la empresa actualizadas, con BI, se puede generar reportes de una manera rápida y sencilla. Lo que permite analizar la información con mayor periodicidad y en mayor profundidad.
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Business Intelligence (BI) es el conjunto de metodologías, herramientas y tecnologías que permiten recopilar, depurar y transformar los datos en información. Lo que permite que podemos invertir nuestro tiempo de una forma más eficiente, centrándonos en el análisis de la información obtenida y, sobre todo, en la toma de decisiones estratégicas para la empresa a partir del conocimiento obtenido con el adecuado tratamiento de dicha información.
Con lo que podremos obtener una ventaja competitiva respecto a nuestros competidores ya que gracias a la aplicación de Business Intelligence somos capaces de agilizar de forma muy considerable la toma de decisiones en la empresa, tanto a nivel operativo interno como a nivel operativo y estratégico externo dentro del mercado en el que opere nuestra organización.
Es muy común la confusión de los términos «Business Intelligence» y «Big Data» pero la realidad es que no tratan exactamente de lo mismo. Veamos pues, a través de las definiciones de ambos conceptos, en qué se diferencian.
Business Intelligence es un término genérico que incluye las aplicaciones, la infraestructura y las herramientas, y las mejores prácticas que permiten el acceso y el análisis de la información para mejorar y optimizar las decisiones y rendimiento. – Gartner.
Big data es el conjunto de datos de gran volumen, alta velocidad y/o gran variedad de activos de información que exigen fórmulas innovadoras y rentables de procesamiento de la información y que permiten una visión mejorada, la toma de decisiones y la automatización de procesos. – Gartner.
Es por eso que podríamos decir que realmente son complementarios el uno al otro ya que a través de Big Data es cómo podemos tratar grandes volúmenes de datos y con las herramientas de BI podemos analizar esos datos, convertirnos en información y, posteriormente en conocimiento. Lo que nos posibilita afinar más y mejor en la toma de decisiones estratégicas para la organización.
Aunque los profesionales dedicados y especializados en Business Intelligence son de los más demandados en el mercado laboral actual, no tienes porqué dedicarte en exclusiva a ello para poder conocer y aprovechar todas las ventajas que puede proporcionarte en tu día a día de trabajo normal.
Como pudimos ver, a lo largo de las cuatro sesiones en las que se divide el Programa Executive de Business Intelligence en Excel: Power Query, con Cecília la aplicación y utilidad de Business Intelligence es extrapolable a cualquier área de la organización.
Dirección General
Atención al Cliente
Administración
Contabilidad
Finanzas
RRHH
Control de Gestión
Ventas / Comercial
Marketing
Aprovisionamiento / Compras
Producción / Logística
…
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Hace unos días publicamos un artículo en el que hablábamos de uno de los interesantes temas abordados por Marc Mateo en la sesión impartida dentro del Bloque «El rol del Data Strategist en las diferentes áreas de la empresa» del Programa Superior Data Strategist: la transformación de datos en información.
En dicha publicación, abordamos los 3 primeros principios aportados por Marc gracias a su importante bagaje profesional y expertise. Hoy, completamos la lista de esos 8 pasos o principios para transformar, de forma efectiva, los datos en información.
El valor del ‘no hay nada relevante’. Muchas veces cuando queremos analizar los datos, nos suele pasar que estamos buscando encontrar algo que vaya a suponer un beneficio enorme para la compañía y, además, tenerlo muy claro.
El problema viene cuando esto nos impide valorar el trabajo que estamos realizando con esos datos al convertirlos en información que también es de sumo valor para la compañía, aunque no hayamos con ello detectado el porqué de un problema o una mejora que suponga un cambio de gran relevancia para la compañía.
El saber que estamos haciendo las cosas bien y que una eventual caída en la cuota de mercado, por ejemplo, no depende de ninguno de los factores sobre los que tenemos un mayor poder de actuación es, obviamente, muy importante en tanto en cuanto evitaremos tomar decisiones equivocadas tratando de «dar con la tecla» y descartando hipótesis que nos llevarían a error.
Ir más allá de los números: el cualitativo está en las letras. Para comprender esta reflexión, Marc, nos ponía un ejemplo muy visual con el que se evidenciaba la diferencia entre el conocimiento y la experiencia, siendo esta última consecuencia de unir los diferentes conocimientos con que se cuenta.
Es por eso que Coca Cola European Partners optó por incentivar un trabajo muy estrecho entre el departamento que lidera Marc, Revenue Growth Management & Insights, y el área de ventas: para obtener mucha información cualitativa relevante que solo se puede obtener del mercado, del cliente, del saber qué ocurre en el día a día… En definitiva, información cualitativa del día a día del negocio.
Antes de generalizar cuestionémonos la forma de seleccionar. Muchas veces, cuando hacemos análisis, como no podemos basarlos en todo el universo por su magnitud, tendemos a coger muestras. En el caso de Coca Cola European Partners, estas muestras podrían ser tiendas en las que realizar determinadas pruebas piloto, por ejemplo, de modo que se pueda comprobar el nivel de eficacia e idoneidad de una medida antes de lanzarla de forma definitiva a todos los puntos de venta.
Para ello, es crucial que la muestra escogida sea homogénea ya que es de dónde podremos obtener la información realmente valiosa para llegar a las conclusiones acertadas.
Menos es más. En este punto, que hace referencia al entregable o presentación en la que se expongan los resultados obtenidos de sus análisis, Marc quiso trasladar la filosofía con la que trabaja en su departamento y es que ven al resto de áreas de la compañía, incluida la dirección general, como clientes para los que trabajar.
De este modo, venía a explicar, que más allá de dar una respuesta efectiva a una problemática determinada, es muy importante que esta sea trasladada de una manera sencilla. Huyendo de presentaciones eternas e informes infinitos y de tediosa comprensión. Yendo al quid de la cuestión, al grano.
Pensemos en el cliente final, las formas importan. Íntimamente ligado con lo anterior, hagamos informes sencillos, que sean fácilmente comprensibles por el resto de miembros de la organización. Facilitémosles la vida con pequeños detalles que marcan la diferencia: si el entregable es un Excel y va a necesitar imprimirlo, que no tenga que configurar nada, si lo va a ver en el móvil que esté en un formato responsive…
Estas líneas no son más que un breve resumen de uno de los apartados abordados en la sesión impartida por Marc Mateo, Revenue Growth Management & Insights Director en Coca-Cola European Partners, dentro del Módulo «El rol del Data Strategist en las diferentes áreas de la empresa» y que vienen a complementar una publicación anterior sobre esta misma temática.
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Uno de los elementos diferenciadores del Programa Superior Data Strategist es que no ponemos el foco únicamente en la parte técnica sino que sabemos lo importante que es la aportación de valor del Data Strategist a la organización por medio de la estrategia en cada una de las áreas que componen la misma.
Es por ello que contamos con un módulo en exclusiva a profundizar en ello por medio de sesiones en las que nos adentramos en: el sector retail y su idiosincrasia, las operaciones logísticas, el área comercial, la gestión de personas, el marketing y el marketing.
Finalizando este bloque del programa denominado «El rol del Data Strategist en las diferentes áreas de la empresa», contamos con Marc Mateo quien imparte la sesión de estrategia trasladando además todo su conocimiento y expertise en posiciones de notable responsabilidad dentro de grandes marcas y compañías multinacionales.
Centramos esta publicación en uno de los interesantes temas abordados por Marc en su clase: la transformación de datos en información. Para ello, vamos a profundizar en los 3 primeros principios para, en una posterior publicación descubrir el resto.
¿Estamos planteándonos las preguntas adecuadas? El hecho de que el volumen y acceso a los datos nunca antes hubiera sido tan fácil como ahora nos llega a suponer un verdadero hándicap en las organizaciones.
Para ello, nos contaba Marc, que traslada contantemente a su equipo la necesidad de realizarse las cuestiones adecuadas antes de meterse de lleno en los datos o empezar a trabajar con las diferentes herramientas que tienen a su disposición para el tratamiento y análisis de los datos.
¿Qué quieres contestar? ¿Cuál es la hipótesis a rebatir? ¿A qué pregunta hay que dar respuesta?
Los datos per se no aportan valor. ¡Busquemos un comparativo! Hemos de tratar de ir, en la medida de lo posible, siempre al fondo de la cuestión.
¿Qué información nos aporta el hecho de, por ejemplo, haber crecido un 10% en el último ejercicio? Podemos pensar que es un dato muy positivo, pero ¿cuánto crecimos en el periodo anterior? ¿cuál era nuestra previsión de crecimiento? ¿cuánto ha crecido la competencia?
Solo si ahondamos en los datos y nos valemos de comparativos podremos saber si nuestros datos son positivos o negativos y, a partir de ellos, trazar los planes de acción pertinentes.
El marco temporal y el enfoque son cruciales.
Escoger bien el marco temporal a analizar es muy relevante. Podemos realizar multitud de análisis: semanales, mensuales, trimestrales, acumulados del año… para conocer qué ha ocurrido en esos periodos de tiempo.
En palabras de Marc, cuanto más corto es el espacio de tiempo, menos fiables son esos datos.
Nos pone el ejemplo de cuando en su departamento analizan las ventas semanales y comprueban que, por ejemplo, han sido muy buenas en relación a la misma semana del ejercicio anterior. Pero entonces entra en juego otro tipo de información y es que esa misma semana del año pasado estuvo lloviendo a mares, fue festivo en algunas ciudades o hubo un problema de rotura de stock, por ejemplo. Información que, sin lugar a dudas, influye en las ventas.
El milagro del cambio de hoja en el calendario. Además, nos cuenta que, en su experiencia, dentro de las empresas, tendemos a fijarnos tanto en las comparativas año a año que a veces perdemos el foco de lo que está ocurriendo en estos momentos.
Lo que nos puede llevar a no ser tan eficientes como deberíamos en la detección de problemas. Por ello, recomienda plasmar los datos linealmente, de modo que, de un vistazo, podamos observar y analizar la evolución real a lo largo del tiempo.
Estas líneas no son más que un breve resumen de uno de los apartados abordados en la sesión impartida por Marc Mateo, Revenue Growth Management & Insights Director en Coca-Cola European Partners, dentro del Módulo «El rol del Data Strategist en las diferentes áreas de la empresa».
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